NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Politica acestei Instituţii este de a nu vinde sau închiria datele personale ale persoanelor
fizice cu care intră în contact.
Prin intermediul prezentului document dorim să explicăm ce date stocăm, transmitem
sau prelucrăm și pentru ce anume.
Această Notă de informare are scopul de a vă informa asupra modului în care această
Instituţie colectează, foloseşte şi procesează informaţiile cu caracter personal.
Dorim să specificăm faptul că luăm în serios confidențialitatea, motiv pentru care facem
tot posibilul să stocăm și să procesăm în siguranță și cu atenție informațiile care ne sunt
transmise.
Respectăm dreptul la intimitate al persoanelor cu care intrăm în contact direct sau pe
cale electronică.
TERMENI:
GDPR (General Data Protection Regulation) reprezintă Regulamentul (UE) 679/2016
privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal
și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE. Legea nr. 190
din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al
Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice
în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor
date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Persoană vizată este orice persoană ale cărui date sunt colectate, reținute sau procesate.
Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică
identificată sau identificabilă (persoana vizată). Potrivit GDPR, orice cetăţean este o Persoană
vizată, adică este o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană fizică
identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire
la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare,
un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale
fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Operator – Persoana fizică sau juridică ce prelucrează datele cu caracter personal ale
persoanei vizate.
SCOPURILE ȘI BAZA LEGALĂ A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER
PERSONAL:
În conformitate cu legislaţia naţională (Legea 102/2005, modificată și completată,
Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004) şi europeană (Regulamentul 2016/679/UE, Directiva
2016/680/CE, Directiva 2002/58/CE) în vigoare, avem obligaţia de a administra în condiţii de
siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate.
Colectăm și prelucrăm datele preșcolarilor, elevilor, părinților, reprezentanților legali,
altor membri ai familiilor, candidaților la testele sau examenele naționale, viitorilor elevi,
cadrelor didactice, personalului didactic auxiliar și personalului nedidactic aflate în relații
contractuale cu Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman, candidaților la concursurile de ocupare a
COLEGIUL TEHNIC “PETRU PONI”
ŞCOALĂ EUROPEANĂ
B-dul. Republicii, Nr. 1-3, Roman, Jud. Neamţ
Tel/Fax 0233.724.336
E-mail: lic_3@yahoo.com – Web: www.CTPPR.ro
posturilor din sistemul educațional, vizitatori, orice persoană care intră în sediul școlii, dotat cu
sistem video în curte și pe holurile instituției (conform Legii 333 privind paza obiectivelor,
bunurilor, valorilor și protecția persoanelor), orice persoană fizică sau juridică care are raporturi
de natură comercială sau contractuală cu Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman, pentru
următoarele scopuri :
➢ Furnizarea de servicii educaționale: începând cu procesul de aplicare și admitere,
înscrierea elevilor, repartizarea elevilor la clase, administrarea clasei și orarul,
elaborarea calendarului cu activități și evenimente artistice și educaționale, activități
legate de procesul instructiv-educativ, administrarea examenelor interne și publice,
concursurilor naționale și internaționale, întocmirea de registre matricole și rapoarte de
evaluare, eliberarea de documente și acte de studii;
➢ Furnizarea de servicii educaționale complementare: îndrumare personală, orientare
către arii de interes și consiliere personală, acces la biblioteca școlii, activități
extracurriculare, excursii școlare, publicații și proiecte aparținând Colegiul Tehnic
„Petru Poni” Roman, participarea la programe și proiecte naționale și internaționale.
➢ Asigurarea securității în cadrul instituției, monitorizarea accesului în curtea școlii,
supraveghere video.
➢ Asigurarea asistenței medicale și a consilierii psihologice, în caz de nevoie.
➢ Administrarea școlii: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale ale elevilor,
gestionarea facturilor și plăților, audituri și controale interne, elaborarea de rapoarte și
statistici, implementarea politicilor școlare, asigurarea colaborării cu alte școli,
arhivarea, evaluarea calității serviciilor Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman.
➢ Asigurarea comunicării: transmiterea de mesaje diferite, legate de elevi și activitățile
școlii, prin orice mijloace de comunicare.
➢ Soluționarea și gestionarea litigiilor.
➢ Întocmirea dosarului de personal.
➢ Completarea REVISAL, fișa postului, întocmirea și transmiterea statelor de plată,
alimentarea cardului de salariu, plata salariului și/sau alte sume (deconturi) prin
virament bancar, comunicarea angajat-angajator, respectarea oricărei cerințe legate de
reglementare în domeniul sănătății și securității muncii ( colaborarea și schimbul de
informații cu medicul de medicina muncii, prevenirea și stingerea incendiilor), scopuri
arhivistice, scopuri statistice.
Dacă nu ne acordați consimțământul dvs., nu veți putea obține serviciile oferite de
această Instituţie, altele decât cele pe care suntem autorizaţi să le prestăm, în virtutea statutului
de Instituție de învățământ preuniversitar.
TEMEIUL LEGAL AL PRELUCRĂRII DATELOR:
Colegiul Tehnic „Petru Poni”Roman colectează și prelucrează datele personale în baza
consimțământului pe care ni l-ați dat, înainte de orice prelucrare a datelor cu caracter personal,
conform articolului 6 alin. 1 literele a) din GDPR.
Vă rugăm să rețineți că pentru a beneficia de serviciile educaționale trebuie încheiat un
contract educational. În acest sens există câteva categorii de date cu caracter personal necesare
școlii pentru pașii inițiați de dumneavoastră pentru a intra în proces de admitere și pentru
încheierea contractului educational.
Categoriile de date cu caracter personal sunt incluse în Formularul de
înscriere/preînscriere. Necompletarea tuturor informațiilor marcate ca obligatorii în formular
va duce la imposibilitatea școlii de a vă procesa cererea și de a încheia un contract cu
dumneavoastră.
Având în vedere că școala oferă servicii educaționale considerate servicii de interes
public, în conformitate cu prevederile aplicabile în domeniul educației din România, numeroase
operațiuni de prelucrare de date realizate de școală strict în scopuri educaționale vor avea ca
bază legală pentru procesare, îndeplinirea unei sarcini de interes public.
În ceea ce privește prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal conform
GDPR, respectiv informațiile medicale, vă rugăm să luați în considerare faptul că școala
procesează informațiile medicale în baza următoarelor motive juridice:
✓ Cabinetul medical prelucrează astfel de date pentru programe de prevenție și sănătate
ocupațională, pentru diagnosticarea și acordarea de îngrijiri medicale sau de 3 tratament, pentru
întocmirea și eliberarea adeverințelor medicale, pe baza legislației europene și naționale;
✓ Consimțământul explicit acordat de dumneavoastră pentru divulgarea datelor
personale ale elevilor în legătură cu alergii de care suferă.
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru îndeplinirea
obligațiilor legale care îi revin operatorului (Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman), conform
articolului 6 alin. 1 literele a), b) şi c) din GDPR. În măsura în care sunt necesare categorii
speciale de date cu caracter personal, Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman va solicita
consimțământul dvs. în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) lit. (a) din GDPR.
Prelucrarea datelor pe care le colectăm automat se face în interes legitim (pentru
respectarea legislaţiei în vigoare, pentru a analiza și îmbunătăți produsele și serviciile oferite)
sau pe baza consimțământul persoanei vizate. Conform GDPR, nu este necesar sa fie cerut
consimțământul persoanei vizate în situația în care prelucrarea este necesară pentru efectuarea
de demersuri pentru încheierea unui contract, îndeplinirea unei obligații legale sau interesul
legitim.
Legislația care guvernează, în principal, activitățile derulate de serviciile/birourile/
compartimentele din cadrul acestei Instituţii sunt următoarele:
• Regulamentul 2016/679/UE, Directiva 2016/680/CE, Directiva 2002/58/CE;
• Legea 102/2005, modificată și completată, Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004;
• Legea nr. 1/2011 a educației naționale;
• Regulamentul-cadru de organizare și funcționare a unităților de învățământ
preuniversitar aprobat prin OMENCS nr. 5079/2016 cu modificările și completările ulterioare;
• H.G. 564/2017 privind modalitatea de acordare a drepturilor copiilor cu cerințe
educaționale speciale scolarizați în sistemul de învățământ preuniversitar;
• H.G 666/09/09.2019 privind aprobarea cuantumului minim al burselor de perfomanță,
de merit, de studiu și ajutor social;
• Legea 53/2003, actualizată – Codul muncii • Legea 82/1991, actualizată – a
contabilităţii;
• Codul administrativ;
• Ordonanţa guvernului nr. 27/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a
petiţiilor;
• Codul de procedură civilă.
TIPURI DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM:
Politica privind protecția și securitatea datelor personale a acestei Instituţii este de a
colecta numai datele personale necesare în scopurile menționate și de a solicita persoanelor
vizate să ne comunice numai acele date cu caracter personal strict necesare îndeplinirii acestor
scopuri.
Categoriile de date personale (clasice sau digitale) supuse prelucrărilor de către școală
sunt următoarele:
• Nume, prenume,
• Data şi locul nașterii,
• Codul numeric personal;
• Sexul;
• Imaginea foto;
• Cetăţenia;
• Adresa de domiciliu; adrese flotante;
• Seria şi numărul actului de identitate, structura emitentă;
• Date de contact (telefon, e-mail);
• Situaţia familială;
• Semnătura;
• Locul de muncă / locurile de muncă anterioare;
• Formarea profesională – diplome, studii, publicaţii;
• Rezultatele școlare la final de an de studiu/ciclu de învățământ, examene, concursuri;
• Permisul de conducere;
• Proprietăţi;
• Etnie;
• Religie;
• Handicapuri / dizabilităţi;
• Date bancare;
• Venituri, impozite şi sancţiuni;
• Imagini stocate de sistemele de supraveghere;
• Pentru facturare: nume, prenume, adresa de domiciliu;
• În cazul formularului de contact de pe site sau când suntem contactaţi telefonic ori prin
email: nume, prenume, număr de telefon, adresa de e-mail și alte informații pe care ni
le transmite persoana vizată.
• Pentru soluționarea notificărilor de încălcare a securității datelor: nume, prenume,
domiciliul, date de contact: număr de telefon personal/de serviciu, adresă de email,
adresă poștală;
• Pentru soluționarea plângerilor/sesizărilor: nume, prenume, semnătura, date de contact:
număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință, etc., serie și
număr CI/BI;
• Pentru încheiere contracte de furnizare de bunuri/servicii: nume, prenume, funcție,
denumirea angajatorului, date de contact: număr de telefon personal/de serviciu, adresă
de email, adresă poștală
Ne rezervăm dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor, strict
în conformitate cu prevederile legale.
SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Această Instituţie colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți
(cum ar fi alte instituții ori entități care ni se adresează ori alte persoane vizate) sau din
documente publice. În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de
la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu
privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.
RESTRICȚII DE VÂRSTĂ:
Serviciile oferite sunt destinate tuturor persoanelor indiferent de originea rasială sau
etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, convingerile filozofice, apartenenţa la sindicate,
date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau
de date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.
Nu oferim servicii minorilor sub 16 ani neînsoţiţi de un părinte.
Dacă orice persoană știe sau are motive să creadă că o persoană cu vârsta sub 16 ani nea transmis date personale o rugăm să ne contacteze.
CATEGORII DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Datele dumneavoastră personale sunt destinate utilizării de către operator şi sunt
comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul: persoana vizată; autorități publice;
organismele de asigurare a calității și cele abilitate să efectueze activități de verificare asupra
activității Instituţiei; instituții de învățământ; Inspectoratul Teritorial de Muncă; instituţii
bancare; Casa Naţională de Asigurări Sociale; servicii de sănătate publică (CNAS, casele de
sănătate județene); Casa Naţională de Pensii Publice; Poliție, Parchet, Instanțe; instituţii către
care persoana vizată solicită portarea datelor cu caracter personal; dezvăluirea datelor către terți
se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.
PERIOADA DE STOCARE A DATELOR PERSONALE:
Durata de stocare pentru fiecare categorie de date cu caracter personal este în
conformitate cu prevederile legale, după care vor fi arhivate potrivit legislației aplicabile.
DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI MODUL DE EXERCITARE AL
ACESTORA:
– Dreptul de retragere a consimțământului – Conform art. 7 din GDPR – Dacă v-ați
acordat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal, vă
puteți retrage acest consimțământ în orice moment, cu efect ulterior. Acest lucru nu va afecta
legalitatea prelucrării datelor efectuată înainte de retragerea consimțământului.
– Dreptul de acces – Conform art. 15 din GDPR – Aveți dreptul de a obține de la
societate o confirmare privind faptul că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate
și, dacă este cazul, să solicitați acces la datele cu caracter personal. Informațiile privind accesul
includ, printre altele, scopul prelucrării, categoriile de date cu caracter personal în cauză și
destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau vor fi divulgate datele cu caracter
personal. Cu toate acestea, nu este un drept absolut, iar interesele altor persoane vă pot restrânge
dreptul de acces.
– Dreptul la rectificare – Conform art. 16 din GDPR – Aveți dreptul de a obține de la
noi rectificarea datelor dvs. cu caracter personal inexacte. În funcție de scopurile prelucrării,
aveți dreptul să completați date cu caracter personal incomplete, inclusiv prin furnizarea unei
declarații suplimentare.
– Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – Conform art. 17 din GDPR – În
cazul în care păstrarea acestor date încalcă Regulamentul, dreptul Uniunii sau dreptul intern sub
incidența căruia intră operatorul.
– Dreptul la restricționarea prelucrării – Conform art. 18 din GDPR – În anumite
circumstanțe, aveți dreptul de a obține de la noi restricții privind prelucrarea datelor dvs. cu
caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate numai de noi
în anumite scopuri.
– Dreptul la portabilitatea datelor – Conform art. 20 din GDPR – În anumite
circumstanțe, este posibil să aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal referitoare la
dvs., pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi
citit de un device și puteţi avea dreptul să transmiteți aceste date la o altă entitate fără ca noi să
vă împiedicăm.
– Dreptul la opoziție – Conform art. 21 din GDPR – În anumite circumstanțe, aveți
dreptul să vă opuneți, din motive legate de situația dvs. particulară, sau în cazul în care datele
personale sunt prelucrate în scopuri de marketing direct, în orice moment, la prelucrarea datelor
dvs. cu caracter personal de către noi și ni se poate solicita să nu mai procesăm datele dvs. cu
caracter personal.
– Dreptul de a depune o plângere în fața Autorității de supraveghere.
– Dreptul de a se adresa justiției.
– Dreptul de a fi notificat în caz de încalcări privind securitatea datelor, de către
operator.
EXERCITAREA DREPTURILOR:
Persoanele vizate își pot actualiza în orice moment preferințele prin exercitarea
drepturilor sus-menţionate. Persoanele vizate își pot actualiza în orice moment preferințele
legate de informaţiile primite pe telefon sau e-mailuri.
Mențiuni:
– Vom încerca să răspundem solicitărilor în termen de 30 de zile sau mai puțin. Cu toate acestea,
termenul poate fi prelungit din motive specifice legate de complexitatea cererii;
– În anumite situații, este posibil să nu putem oferi acces la unele sau la toate datele personale
datorită unor dispozițiilor legale. În acest caz vom specifica motivul refuzului;
– În unele cazuri, este posibil să nu putem identifica anumite date personale doar pe baza
identificatorilor furnizați în cerere. În aceste cazuri nu vom putea da curs cererii decât dacă ni
se vor furniza informații suplimentare care să permită identificarea.
PRELUCRAREA DE DATE SPECIALE SAU ÎNTEMEIATE PE
CONSIMȚĂMÂNT:
Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată
și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau
mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat
consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau
mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern
prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul
persoanei vizate” din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment,
fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea
acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, și vom acționa
imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim
pentru a nu face acest lucru.
SECURITATEA DATELOR:
Pentru a asigura securitatea datelor, această instituţie utilizează proceduri de securitate,
alături de politici aplicate salariaților și proceduri de lucru pentru a proteja datele cu caracter
personal colectate conform prevederilor legale în vigoare. O parte dintre acestea sunt:
interacțiunea dintre persoana vizată și operator, colectarea și transmiterea datelor se face pe
formularele prevăzute de legile în vigoare în privinţa serviciilor oferite şi de legislaţia muncii;
accesul la date este limitat doar pentru personalul autorizat și doar pentru acțiunile necesare.
Această Instituţie depune toate eforturile, justificate comercial, pentru a proteja și
procesa în condiții optime de securitate datele personale primite de la persoanele vizate. Cu
toate acestea, nicio modalitate de transmitere a datelor prin internet sau de stocare a
informațiilor nu poate fi perfect securizată. Din acest motiv nu putem să garantăm siguranța
absolută a datelor personale primite de la persoanele vizate. Totuși, în cazul puțin probabil în
care va avea loc o breșă de securitate, vom anunța persoanele vizate afectate (unde este cazul)
și vom face toate demersurile necesare pentru a minimiza impactul asupra lor.
Pentru exercitarea drepturilor dvs. vă rugăm să contactați direct responsabilul cu
protecția datelor cu caracter personal, la sediul Colegiul Tehnic „Petru Poni” Roman sau în scris
la adresa de e-mail: lic_3@yahoo.com. Vă puteţi adresa și Autorităţii Naţionale de
Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Bucureşti, Bulevardul General
Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Romania, e-mail:
anspdcp@dataprotection.ro, dpo@dataprotection.ro, Fax: +40-241- 617260, Tel: +40-241-
664740, Web: http://www.dataprotection.ro.